System-Boost

Schlagwort: Airtable

  • Automatisierte Blogbeiträge aus Medien-Workflows: Von Asset → KI → WordPress-Entwurf

    Automatisierte Blogbeiträge aus Medien-Workflows: Von Asset → KI → WordPress-Entwurf

    Beim Kunden erweitern wir den bestehenden Medien-Workflow (Airtable → Nextcloud) um eine KI-gestützte Erstellung von Blogbeiträgen. Bilder werden automatisch analysiert, ein sauber strukturierter Beitrag (HTML, SEO-Titel, Auszug, Tags) generiert und als Entwurf in WordPress angelegt – inklusive Featured Image. Die Redaktion prüft nur noch, ergänzt ggf. Details und veröffentlicht.

    Ausgangslage & Ziel

    Der Kunde sammelt Social-Media-Assets (Text, Fotos, Tags) bereits zentral. Was fehlte: schnell aus verwertbaren Assets einen fundierten Blogentwurf zu erzeugen – mit konsistenter Struktur, SEO-Basics und Medieneinbindung – ohne jedes Mal bei Null zu starten.

    Ziel: Aus vorhandenen Inhalten automatisch einen WordPress-Draft erzeugen, der redaktionell nur noch finalisiert wird.

    So funktioniert der erweiterte Workflow

    1) Picking & Vorbereitung

    • Airtable liefert „bereit“-markierte Einträge (Status „Ready“).
    • Ein Code-Knoten normalisiert Titel, sammelt Text + Tags + Assets und erzeugt einen sauberen Ablagepfad (Datum_Titel_ID).

    2) Nextcloud-Ablage

    • Es wird automatisch ein Projektordner erstellt (Nextcloud).
    • Assets (Foto/Video) werden heruntergeladen und in den Ordner geladen.
    • Eine info.txt dokumentiert Ort, Text, Tags – für Nachvollziehbarkeit.

    3) Medien → WordPress

    • Falls ein Bild vorhanden ist (JPEG/PNG), wird es vorab von der Quelle geladen und via WordPress-API als Media Attachment hochgeladen.
    • Die ID des Uploads wird später als Featured Image gesetzt.

    4) KI-Analyse des Bildes

    • Ein Vision-Modell analysiert nur das gelieferte Bild (keine Fremdquellen) und erzeugt eine sachliche Beschreibung (keine Phantasiewerte).

    5) KI-Autor (Blog-JSON)

    • Ein LLM-Chain-Knoten erstellt aus Bildbeschreibung + ursprünglichem Text + Hashtags einen strukturierten Blog-Entwurf (JSON mit Feldern wie title, slug, seo, excerpt, tags, content_html).
    • Der Text ist referenzartig in Wir-Form (Projekt/Referenz), mit Abschnitten wie:
      Ausgangssituation & Ziel, Unsere Umsetzung, Vorteile, Technische Eckpunkte, Projekt-Steckbrief, CTA.
    • SEO-Basics (Titel 50–60 Zeichen, Meta-Beschreibung 140–160) und interne Links (z. B. /leistungen/…) werden integriert – ohne Keyword-Spam.

    6) WordPress-Draft anlegen

    • Über die WP-REST-API wird ein Beitrag als „draft“ erstellt (Autor, Kategorie, Slug, HTML-Inhalt).
    • Danach wird via API die Featured-Media-ID gesetzt – das Bild erscheint als Artikel-Teaser.

    7) Status-Rückmeldung

    • Der Ursprungsdatensatz wird markiert (z. B. „Nextcloud = Ja“), damit nichts doppelt verarbeitet wird.

    Datenschutz & Governance

    • Keine Fremdquellen: Die KI nutzt nur die gelieferten Assets + Felder.
    • Entwurf statt Autopublish: Redaktionelle Kontrolle bleibt beim Team.
    • EU-Hosting möglich, klare Zugriffsrechte und Protokollierung.
    • Transparenz: info.txt sichert Kontext & Nachvollziehbarkeit pro Beitrag.

    Konkrete Vorteile für den Kunden

    • Zeitgewinn: Aus Rohmaterial wird in Minuten ein vollständiger Draft.
    • Konsistenz: Einheitliche Struktur, sauberer HTML-Aufbau, SEO-Grundlagen automatisch.
    • Medien korrekt eingebunden: Featured Image, Alt-Texte/Caption-Vorschläge, saubere Dateinamen.
    • Weniger Fehlerquellen: Automatisierte Pfade, Status-Flags, klare Logs.
    • Skalierbar: Funktioniert für wiederkehrende Formate (Baustellen-Update, Referenz, Produkt-Notiz).

    Technische Eckpunkte (Auszug)

    • Trigger: alle 10 Minuten; filtert auf Status „Ready“ und „nicht verarbeitet“.
    • Storage: Nextcloud-Ordner je Beitrag; info.txt mit Metadaten.
    • Media Pipeline: HTTP-Download → WP Media Upload → Rückgabe media_id.
    • Content-Engine: Vision-Analyse → LLM-Chain → valide JSON-Antwort mit content_html.
    • WordPress-API: POST /wp/v2/posts (draft), anschließend PATCH mit featured_media.
    • Fail-safes: MIME-Check (nur Bildformate), Timeouts, klare Fehlerpfade (kein Autopublish).

    Typische Redaktionelle Checks (1–3 Minuten)

    • Titel leicht zuspitzen, Excerpt finalisieren.
    • Interne Links prüfen (passen die Zielseiten?).
    • Zwei, drei Wörter im „Technische Eckpunkte“-Block verfeinern.
    • Veröffentlichen.

    Fazit

    Die Erweiterung macht aus vorhandenen Medien in einem Rutsch einen sauberen Blogentwurf – mit Bild, Struktur und SEO-Grundlagen. Das Team fokussiert sich auf Qualität & Freigabe, der Rest läuft reproduzierbar im Hintergrund. Ergebnis: mehr Inhalte, weniger Aufwand, konsistent im Markenstil.

  • Kundenprojekt: Mautic als DSGVO-konforme Marketing-Automation – mit Kontaktformular, Double-Opt-In & CRM-Sync

    Kundenprojekt: Mautic als DSGVO-konforme Marketing-Automation – mit Kontaktformular, Double-Opt-In & CRM-Sync

    Kurzfassung: Beim Kunden haben wir Mautic eingeführt, um Leads strukturiert zu erfassen, automatisiert zu qualifizieren und an Vertrieb/Support zu übergeben. Kernbestandteile:

    • Kontaktformular (Website) mit Double-Opt-In
    • Segmente, Kampagnen & Lead-Scoring
    • CRM/Backlog-Übergabe (z. B. Airtable/CRM via n8n)
    • E-Mail-Versand mit SPF/DKIM/DMARC & Bounce-Handling
    • DSGVO & Consent-Management
    • Betrieb/Monitoring/Backups als Managed-Service

    Ausgangslage & Ziele

    • Viele Website-Anfragen landeten als unstrukturierte Mails.
    • Newsletter-Anmeldungen ohne saubere Opt-In-Dokumentation.
    • Keine einheitliche Sicht auf Kampagnen-Performance und Lead-Qualität.
      Ziel: Ein offenes, kosteneffizientes System, das Leads sauber erfasst, rechtskonform pflegt, den Vertrieb automatisiert informiert und aussagekräftige Reports liefert.

    Architektur (vereinfacht)

    • Mautic in Docker/VM, EU-Hosting, hinter gehärtetem Reverse Proxy (TLS, Security-Header, Rate-Limits).
    • E-Mail-Infrastruktur: SMTP/Provider mit SPF/DKIM/DMARC, Bounce/Complaint-Rückläufer werden in Mautic verarbeitet.
    • Automations-Jobs (Cron/Queue):
      • mautic:segments:update (z. B. alle 10 min)
      • mautic:campaigns:update (alle 10 min)
      • mautic:campaigns:trigger (alle 5–10 min)
      • mautic:emails:send (alle 5–10 min)
    • n8n-Anbindung: Webhooks/REST für CRM-Sync, Alerts (Slack/Teams), Lead-Routen.

    Kontaktformular (Website → Mautic)

    Formularfelder: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon (optional), Nachricht, Newsletter-Opt-In (Checkbox), UTM-Parameter (hidden), Quelle/Seite (hidden).
    Schutz: Honeypot-Feld, Zeit-Schwelle („Time to submit“), optional hCaptcha/Turnstile.
    Ablauf:

    1. Nutzer sendet Formular → Mautic Form Submit.
    2. Double-Opt-In: Bestätigungs-Mail mit DOI-Link; nur bestätigte Kontakte kommen in Segment „Newsletter“ (Tag doi_confirmed).
    3. Lead-Erstellung & Routing: Kontakt erhält Tag contact_form; n8n pusht die Anfrage inklusive Normalisierung (Anrede/Opt-In) in Airtable/CRM und weist Status „Todo“ zu.
    4. Benachrichtigung: Slack/Teams/SMS an das zuständige Team mit Kontext (Quelle, Kampagne, Nachricht).

    Segmente, Kampagnen & Scoring

    • Segmente: „Kontaktformular“, „Newsletter (DOI)“, „Bestandskunden“, „Interesse: Produkt A/B“, „Deutsch/Englisch“.
    • Kampagnen (Beispiele):
      • Welcome-Serie (3-teilig): Bestätigung → Nutzen/Case → Termin-CTA.
      • Content-Pflege: Bei Download einer Checkliste → Follow-up nach 3/10 Tagen.
      • Re-Engagement: inaktive Abonnenten nach 90 Tagen mit Präferenz-Abfrage.
    • Lead-Scoring (Startwerte individuell):
      • +5 Seitenaufruf „Preise/Leistungen“
      • +10 Formular „Kontakt“/„Projektanfrage“
      • +15 Download Whitepaper/Use-Case
      • −10 Unsubscribe/Bounce
        Schwellen: z. B. MQL ≥ 20, SQL ≥ 40 → Alert an Vertrieb & Kalender-Link.

    E-Mail-Versand & Zustellbarkeit

    • SPF/DKIM/DMARC eingerichtet; Separate Subdomain für Marketing-Mails empfohlen.
    • Bounce-Handling (Hard/Soft), Unsubscribe pro Kampagne & global.
    • Vorlagen: responsiv (MJML/Builder), einheitliche Absender & Signatur, Preheader, Dark-Mode-Checks.
    • A/B-Tests auf Betreff/CTA; Send-Time-Distribution zur Laststeuerung.

    Tracking, Consent & DSGVO

    • Mautic-Tracking nur nach Einwilligung (Consent-Banner).
    • Anreicherungen (UTM/Referer) ausschließlich im Rahmen der Einwilligung.
    • Rechte & Löschkonzepte: Rollenbasiert (Marketing/Vertrieb/Admin); Right to Erasure & Export pro Kontakt; Aufbewahrungsfristen definiert.
    • Protokollierung: DOI-Zeitstempel, Quelle, IP (optional begrenzt), Kampagnen-Historie.

    CRM/Backlog-Übergabe (n8n)

    • Mapping & Bereinigung: Anrede-Normalisierung, Opt-In „Ja/Nein“, Pflichtfelder.
    • Airtable/CRM: Anlage in „Leads“ mit Status „Todo“, optional Duplikat-Check (E-Mail/Telefon).
    • Folge-Automation: Ticket in Helpdesk, Deal in Pipeline, interne Checkliste.
    • Reporting: UTM-Performance, DOI-Quoten, Form-Completion, MQL→SQL-Conversion.

    Reports & Dashboards

    • Kampagnen-KPIs: Open/Click/Conversion, Unsubscribe/Bounce-Rate.
    • Funnel: Formular → DOI bestätigt → MQL → SQL → Termin → Abschluss (extern importiert).
    • Segment-Wachstum & Re-Engagement-Erfolg.
    • Umsatz-Attribution (leichtgewichtig): Deals/Bestellungen via n8n in Mautic oder externes BI.

    Betrieb (Managed)

    • Monitoring (System, Queue, Cron), Backups (Dateien + DB) inkl. Restore-Tests.
    • Updates: Kern, Plugins, Sicherheitsfixes; Staging → Produktion.
    • Dokumentation & Schulung: kurze Loom-Guides für Kampagnen, Segmente, Formulare.
    • SLA & Support: definierte Reaktionszeiten, kleines Kontingent für laufende Anpassungen.

    Ergebnis für den Kunden

    • Saubere, nachweisbare Opt-Ins und automatisierter Lead-Eingang statt Mail-Chaos.
    • Schnelle Reaktionszeiten: Alerts bei „Hot Leads“, automatische Termin-CTAs.
    • Messbare Kampagnen mit klaren Segmenten und Scoring – Fokus auf Kontakte mit Kaufabsicht.
    • Kosteneffizient & offen: Open-Source, kein Vendor-Lock-in, EU-Hosting möglich.
    • Weniger Handarbeit, mehr Transparenz zwischen Marketing und Vertrieb.
  • Kontaktformular-Pipeline mit n8n: Mautic → Datenbereinigung → Airtable

    Kontaktformular-Pipeline mit n8n: Mautic → Datenbereinigung → Airtable

    Kurzfassung: Ein Webhook nimmt Mautic-Formularsendungen entgegen, bereinigt Felder (z. B. Anrede & Newsletter-Opt-in) und legt die Datensätze standardisiert in Airtable an. So landen Leads sauber strukturiert im CRM-Backlog – inklusive Status „Todo“ für die weitere Bearbeitung.

    Ausgangslage & Ziel

    Formulare liefern oft uneinheitliche Werte (z. B. „geehrter Herr“, „w“, „1/0“). Ziel war eine robuste, nachvollziehbare Lead-Erfassung, die:

    • Eingaben vereinheitlicht (Anrede, Newsletter),
    • Dubletten vermeidet (saubere Felder & Mapping),
    • Leads direkt in Airtable bereitstellt – bereit für Follow-ups.

    Funktionsweise (End-to-End)

    1. Webhook aus Mautic
      Das Formular sendet per POST an n8n (Header-Auth). Der Node „From Mautic+“ nimmt die Felder entgegen (Vorname, Nachname, Firma, Adresse, Nachricht, Newsletter etc.).
    2. Datenbereinigung (Code-Node „Umschreiben“)
      • Entfernt Zero-Width-/Sonderzeichen & Mehrfach-Spaces.
      • Anrede-Normalisierung → Mann | Frau | Divers (erkennt Varianten wie „geehrter Herr“, „m/w/d“).
      • Newsletter-Opt-in → Ja | Nein (akzeptiert 1/0, true/false, on/off, ja/nein, yes/no).
    3. Airtable-Create
      • Mapping auf Felder wie Vorname, Nachname, Firma, Straße, PLZ, Stadt, Telefon, E-Mail, Nachricht, Anrede, Newsletter.
      • Status = „Todo“ für den Start im Sales-/Support-Prozess.

    Vorteile

    • Konsistente Datenqualität: Einheitliche Anrede & Opt-in-Werte, weniger Nacharbeit.
    • Schnelle Übergabe: Leads landen direkt in Airtable (Listen, Kanban, Automationen).
    • Nachvollziehbar: Bereinigungslogik in n8n klar dokumentiert & versionierbar.
    • DSGVO-freundlich: Minimalprinzip, klare Transportwege, kein unnötiges Speichern.

    Best Practices & Erweiterungen

    • Double-Opt-In über Mautic automatisieren und in Airtable spiegeln.
    • Duplikat-Check (E-Mail/Telefon) vor Anlage.
    • Benachrichtigungen (E-Mail/Slack/Teams) bei neuen „Todo“-Leads.
    • Validierung (z. B. PLZ-Muster, Pflichtfelder) im n8n-Flow.
    • Datenhaltung EU-basiert und Rollenrechte in Airtable prüfen.

    Fazit

    Mit n8n als Orchestrator wird aus einem einfachen Kontaktformular eine verlässliche Lead-Pipeline: sauber bereinigt, korrekt klassifiziert und sofort bearbeitbar im Team-Workflow.

  • Medien-Workflow automatisieren mit n8n, Nextcloud & Airtable (DSGVO-konform)

    Medien-Workflow automatisieren mit n8n, Nextcloud & Airtable (DSGVO-konform)

    Kurzfassung: Dieser Workflow automatisiert die Ablage von Social-Media-Assets: Inhalte werden aus Airtable gelesen, in Nextcloud strukturiert abgelegt, Metadaten als info.txt gespeichert und der Datensatz anschließend markiert. Das Ganze läuft mit n8n, ist DSGVO-konform und eignet sich perfekt für KMU, die wiederkehrende Medienprozesse standardisieren möchten.

    Ausgangslage & Ziel

    Viele Teams verteilen Bilder, Videos und Texte über E-Mail, Chat oder lokale Ordner. Ergebnis: Duplikate, Versionschaos und Zeitverlust.
    Ziel: Ein zentraler, reproduzierbarer Prozess, der Social-Media-Assets automatisch herunterlädt, sauber benennt, in einer EU-gehosteten Nextcloud ablegt und im Quellsystem den Status aktualisiert.

    Kern-Keywords: n8n Automatisierung, Nextcloud Hosting, Airtable Integration, DSGVO, Medien-Workflow, Docker

    Architektur im Überblick

    • Airtable dient als Content-Quelle (Titel, Text, Tags, Medienlinks, Status).
    • n8n orchestriert den Prozess (Zeitplan, Logik, Downloads, Uploads).
    • Nextcloud ist die zentrale, DSGVO-konforme Ablage (EU-Hosting).
    • Docker ermöglicht ein schlankes, wartbares Hosting-Setup.

    Der Workflow Schritt für Schritt

    1. Trigger (Zeitplan): Ein Schedule Trigger prüft in regelmäßigen Abständen (z. B. minütlich), ob neue Inhalte bereitstehen.
    2. Suche in Airtable: Mit filterByFormula werden Datensätze mit Status Ready gefunden, die noch nicht in Nextcloud liegen.
    3. Vorbereitung (Code-Node):
      • Aus Datum, Titel und ID wird ein sprechender Ordnername generiert, z. B. 2025-09-10_Titel_12345.
      • Medien-Assets (Fotos/Videos) werden aus den Feldern gesammelt.
      • Metadaten wie Text und Tags werden übernommen.
    4. Ordner anlegen (Nextcloud): Der Workflow erstellt den Zielordner in Nextcloud – ohne führenden Slash, damit die Pfade konsistent bleiben.
    5. Assets verarbeiten:
      • Split/Loop: Jedes Asset wird einzeln heruntergeladen (HTTP Request) und in den Ordner hochgeladen.
      • Dadurch sind auch große Uploads robust und nachvollziehbar.
    6. info.txt erzeugen:
      • Eine info.txt fasst Ort (Pfad), Text und Tags zusammen.
      • Sie wird als Datei konvertiert und ebenfalls in den Ordner hochgeladen.
    7. Airtable-Update: Nach erfolgreicher Ablage setzt n8n im Datensatz das Feld Nextcloud = Ja. So ist jeder Schritt auditierbar und doppelte Verarbeitung wird vermieden.

    Warum das funktioniert

    • Standardisierte Benennung: Datum_Titel_ID sorgt für Ordnung und schnelle Suche.
    • Nachvollziehbarkeit: Die info.txt dokumentiert Kontext & Tags direkt am Speicherort.
    • Zuverlässigkeit: Batch-Verarbeitung und Timeouts verhindern Abbrüche bei großen Dateien.
    • Datenschutz: Nextcloud in der EU und klare Zugriffsrechte unterstützen DSGVO-Konformität.

    Vorteile für KMU

    • Zeitersparnis: Keine manuelle Dateiablage, kein Copy-&-Paste.
    • Weniger Fehler: Automatische Status-Updates in Airtable.
    • Transparenz: Jede Veröffentlichung hat einen eindeutigen Ordner mit Metadaten.
    • Skalierbar: Neue Kanäle/Teams integrieren, ohne Abläufe zu ändern.

    Erweiterungen (Best Practices)

    • Monitoring & Alerts: Fehlerbenachrichtigungen per E-Mail oder Slack/Teams.
    • Bild-/Videopipeline: Optionale Konvertierung/Komprimierung vor Upload.
    • Versionierung: Sperr- und Freigabe-Workflows (QA → On Air).
    • Rechte & Rollen: Rollenkonzepte in Nextcloud, 2FA, Offsite-Backups.
    • Publishing-Schritt: Anbindung an Mautic/Shop/CRM oder Social-Scheduling.

    Fazit

    Mit n8n, Airtable und Nextcloud entsteht ein robuster Medien-Workflow, der Ordnung schafft, Zeit spart und Datenschutzanforderungen erfüllt. Ideal für Teams, die regelmäßig Content produzieren und eine saubere, skalierbare Ablage benötigen.

WordPress Appliance - Powered by TurnKey Linux