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Schlagwort: CRM-Sync

  • Kundenprojekt: Onlineshop mytomo.de – performantes Shop-Setup mit Automatisierung & DSGVO-Konformität

    Kundenprojekt: Onlineshop mytomo.de – performantes Shop-Setup mit Automatisierung & DSGVO-Konformität

    Für mytomo.de haben wir einen skalierbaren Online-Shop umgesetzt und die wichtigsten Geschäftsprozesse automatisiert: Produktpflege, Zahlungs-/Versandprozesse, Rechnungen, Newsletter & CRM-Sync. Das Ergebnis ist ein schneller, wartungsarmer Shop mit klaren Workflows, DSGVO-sauberem Tracking und planbaren Betriebskosten.

    Ziele des Projekts

    • Stabile Verkaufsplattform mit sehr guter Performance (Core Web Vitals)
    • Einfacher Content-& Produktworkflow für das Team (ohne Entwicklerpflicht)
    • Automatisierung von Bestellungen, Versandlabels, Rechnungen, E-Mails und CRM
    • DSGVO & Compliance (Consent, Double-Opt-In, rechtssichere Dokumente)
    • Monitoring & Betrieb als Managed-Service

    Architektur (vereinfacht)

    • Shop-System: modernes, App-basiertes Shopsystem mit Sections/Blocks für flexible Inhalte (Startseite, Kategorieseiten, PDP).
    • Theme & Performance: minimaler App-Footprint, Lazy Loading, kritisches CSS, Bild-Optimierung (WebP/AVIF), Schema.org (Product, Breadcrumb, Organization).
    • Datenflüsse (n8n): zentrale Automations-Drehscheibe für Shop-Events (Bestellung, Fulfillment, Lager, Newsletter, Rechnungen).
    • Payments/Shipping: mehrere Zahlungsarten (z. B. Stripe/Klarna/PayPal) und Versanddienstleister (Label-Erstellung via API).
    • Tracking/Consent: Consent-Banner, Serverseitiges/hochsparsames Tracking (nur nach Einwilligung), UTM-Übernahme.
    • Betrieb: Uptime-Monitoring, Backups/Exports, Domain/DNS, E-Mail-Zustellbarkeit (SPF/DKIM/DMARC), Update-Fenster.

    Automatisierungen (n8n) – Kernflüsse

    1. Order → Fulfillment
      • Bestellung triggert Pick-Liste, Versandlabel-Erzeugung (DHL/DPD/… via API), Tracking-Mail, Status-Sync.
    2. Rechnungen & Belege
      • Automatische PDF-Rechnung (rechtssicher, fortlaufende Nummer), Ablage (z. B. Nextcloud) + E-Mail an Kunden.
    3. Lager/Bestand
      • Low-Stock-Alerts an Slack/Teams; optionale Nachbestell-Workflows.
    4. Marketing/CRM
      • Kontaktformular & Newsletter-Opt-In (Double-Opt-In) → Mautic/CRM.
      • Kaufereignisse schreiben Tags/Segmente (z. B. Produktkategorie → Cross-Sell-Serie).
    5. Kundendienst
      • Rücksendeanfrage erzeugt RMA-Ticket (Helpdesk) inkl. Etikett & Status-Updates.

    Funktionsumfang für das Shop-Team

    • Produktpflege: Varianten, Medien, SEO-Felder, strukturierte Daten – alles im Admin ohne Code.
    • Merchandising: Sammlungen/Kategorien, Filter (Größe/Farbe/Preis), Search-Suggest.
    • Content: Blog, Landingpages, Sections (Hero, USP-Leisten, FAQ, Trust-Badges, UGC).
    • Kasse/Checkout: Gastkauf, Adresse-Autovervollständigung, mehrere Zahlarten, Gutscheinlogik.
    • Rechtliches: Rechtstexte (Impressum/Datenschutz/Widerruf), Duplikate in Checkout & Footer, Cookie-Consent.
    • Internationalisierung (optional): mehrsprachige Oberflächen & Preise, Steuern/OSS.
    • Analytics/SEO: Core Web Vitals-Optimierung, Product-Feed für Google Merchant/Bing, 404-Monitoring & Redirects.

    Datenschutz & Compliance

    • Consent-Management (Opt-In vor jeglichem Marketing-Tracking), Do-Not-Track respektiert.
    • Double-Opt-In für Newsletter, DOI-Nachweise/Logs.
    • DSGVO-konforme Speicherung: minimal erforderliche Daten, Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern.
    • E-Mail-Zustellbarkeit: SPF, DKIM, DMARC korrekt gesetzt (eigene Versand-Subdomain empfohlen).

    Betrieb & Betreuung (Managed)

    • Monitoring (Verfügbarkeit, Antwortzeiten, Fehler), Alarmierung bei Störungen.
    • Backups & Exports (Daten, Medien, Bestellungen), wiederkehrende Restore-Tests.
    • Security & Updates: App-/Theme-Updates nach Staging-Check, Change-Log.
    • Support: SLA-basierte Reaktionszeiten, monatliches Kontingent für Anpassungen/AB-Tests.
    • Roadmap-Sparring: neue Features (Bundles, Abo-Produkte, B2B-Preislisten, Loyalty).

    Konkrete Vorteile für mytomo.de

    • Schneller Shop ⇒ bessere Conversion & SEO (kürzere Ladezeiten, saubere Struktur).
    • Weniger Handarbeit dank End-to-End-Automationen (Label, Rechnung, CRM, E-Mails).
    • Rechtssicher & transparent (DOI, Consent, DPAs) – weniger Risiko.
    • Planbare Kosten im Betrieb – klarer Supportkanal, keine Tool-Wildwuchs.
    • Skalierbar: neue Produkte/Sprachen/Channels ohne Architekturwechsel.

    Auszug typischer KPIs (Framework zur Messung)

    • PageSpeed/Core Web Vitals (LCP/FID/CLS)
    • Checkout-Abbruchrate & Conversion-Rate nach Zahlart/Versandart
    • Warenkorbabbruch-Reaktivierung (E-Mail/Ads)
    • Wiederkaufrate nach Segment/Kampagne
    • Support-Zeit pro Bestellung (nach Automationen)

    Fazit

    Mit mytomo.de haben wir einen performanten, wartbaren Shop geliefert, der die Kernprozesse automatisiert und rechtssicher abbildet – von der Bestellung über Versand & Belege bis zur CRM/Newsletter-Anbindung. Das Team kann Inhalte selbst pflegen, während Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung managed laufen.

  • Kundenprojekt: Mautic als DSGVO-konforme Marketing-Automation – mit Kontaktformular, Double-Opt-In & CRM-Sync

    Kundenprojekt: Mautic als DSGVO-konforme Marketing-Automation – mit Kontaktformular, Double-Opt-In & CRM-Sync

    Kurzfassung: Beim Kunden haben wir Mautic eingeführt, um Leads strukturiert zu erfassen, automatisiert zu qualifizieren und an Vertrieb/Support zu übergeben. Kernbestandteile:

    • Kontaktformular (Website) mit Double-Opt-In
    • Segmente, Kampagnen & Lead-Scoring
    • CRM/Backlog-Übergabe (z. B. Airtable/CRM via n8n)
    • E-Mail-Versand mit SPF/DKIM/DMARC & Bounce-Handling
    • DSGVO & Consent-Management
    • Betrieb/Monitoring/Backups als Managed-Service

    Ausgangslage & Ziele

    • Viele Website-Anfragen landeten als unstrukturierte Mails.
    • Newsletter-Anmeldungen ohne saubere Opt-In-Dokumentation.
    • Keine einheitliche Sicht auf Kampagnen-Performance und Lead-Qualität.
      Ziel: Ein offenes, kosteneffizientes System, das Leads sauber erfasst, rechtskonform pflegt, den Vertrieb automatisiert informiert und aussagekräftige Reports liefert.

    Architektur (vereinfacht)

    • Mautic in Docker/VM, EU-Hosting, hinter gehärtetem Reverse Proxy (TLS, Security-Header, Rate-Limits).
    • E-Mail-Infrastruktur: SMTP/Provider mit SPF/DKIM/DMARC, Bounce/Complaint-Rückläufer werden in Mautic verarbeitet.
    • Automations-Jobs (Cron/Queue):
      • mautic:segments:update (z. B. alle 10 min)
      • mautic:campaigns:update (alle 10 min)
      • mautic:campaigns:trigger (alle 5–10 min)
      • mautic:emails:send (alle 5–10 min)
    • n8n-Anbindung: Webhooks/REST für CRM-Sync, Alerts (Slack/Teams), Lead-Routen.

    Kontaktformular (Website → Mautic)

    Formularfelder: Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon (optional), Nachricht, Newsletter-Opt-In (Checkbox), UTM-Parameter (hidden), Quelle/Seite (hidden).
    Schutz: Honeypot-Feld, Zeit-Schwelle („Time to submit“), optional hCaptcha/Turnstile.
    Ablauf:

    1. Nutzer sendet Formular → Mautic Form Submit.
    2. Double-Opt-In: Bestätigungs-Mail mit DOI-Link; nur bestätigte Kontakte kommen in Segment „Newsletter“ (Tag doi_confirmed).
    3. Lead-Erstellung & Routing: Kontakt erhält Tag contact_form; n8n pusht die Anfrage inklusive Normalisierung (Anrede/Opt-In) in Airtable/CRM und weist Status „Todo“ zu.
    4. Benachrichtigung: Slack/Teams/SMS an das zuständige Team mit Kontext (Quelle, Kampagne, Nachricht).

    Segmente, Kampagnen & Scoring

    • Segmente: „Kontaktformular“, „Newsletter (DOI)“, „Bestandskunden“, „Interesse: Produkt A/B“, „Deutsch/Englisch“.
    • Kampagnen (Beispiele):
      • Welcome-Serie (3-teilig): Bestätigung → Nutzen/Case → Termin-CTA.
      • Content-Pflege: Bei Download einer Checkliste → Follow-up nach 3/10 Tagen.
      • Re-Engagement: inaktive Abonnenten nach 90 Tagen mit Präferenz-Abfrage.
    • Lead-Scoring (Startwerte individuell):
      • +5 Seitenaufruf „Preise/Leistungen“
      • +10 Formular „Kontakt“/„Projektanfrage“
      • +15 Download Whitepaper/Use-Case
      • −10 Unsubscribe/Bounce
        Schwellen: z. B. MQL ≥ 20, SQL ≥ 40 → Alert an Vertrieb & Kalender-Link.

    E-Mail-Versand & Zustellbarkeit

    • SPF/DKIM/DMARC eingerichtet; Separate Subdomain für Marketing-Mails empfohlen.
    • Bounce-Handling (Hard/Soft), Unsubscribe pro Kampagne & global.
    • Vorlagen: responsiv (MJML/Builder), einheitliche Absender & Signatur, Preheader, Dark-Mode-Checks.
    • A/B-Tests auf Betreff/CTA; Send-Time-Distribution zur Laststeuerung.

    Tracking, Consent & DSGVO

    • Mautic-Tracking nur nach Einwilligung (Consent-Banner).
    • Anreicherungen (UTM/Referer) ausschließlich im Rahmen der Einwilligung.
    • Rechte & Löschkonzepte: Rollenbasiert (Marketing/Vertrieb/Admin); Right to Erasure & Export pro Kontakt; Aufbewahrungsfristen definiert.
    • Protokollierung: DOI-Zeitstempel, Quelle, IP (optional begrenzt), Kampagnen-Historie.

    CRM/Backlog-Übergabe (n8n)

    • Mapping & Bereinigung: Anrede-Normalisierung, Opt-In „Ja/Nein“, Pflichtfelder.
    • Airtable/CRM: Anlage in „Leads“ mit Status „Todo“, optional Duplikat-Check (E-Mail/Telefon).
    • Folge-Automation: Ticket in Helpdesk, Deal in Pipeline, interne Checkliste.
    • Reporting: UTM-Performance, DOI-Quoten, Form-Completion, MQL→SQL-Conversion.

    Reports & Dashboards

    • Kampagnen-KPIs: Open/Click/Conversion, Unsubscribe/Bounce-Rate.
    • Funnel: Formular → DOI bestätigt → MQL → SQL → Termin → Abschluss (extern importiert).
    • Segment-Wachstum & Re-Engagement-Erfolg.
    • Umsatz-Attribution (leichtgewichtig): Deals/Bestellungen via n8n in Mautic oder externes BI.

    Betrieb (Managed)

    • Monitoring (System, Queue, Cron), Backups (Dateien + DB) inkl. Restore-Tests.
    • Updates: Kern, Plugins, Sicherheitsfixes; Staging → Produktion.
    • Dokumentation & Schulung: kurze Loom-Guides für Kampagnen, Segmente, Formulare.
    • SLA & Support: definierte Reaktionszeiten, kleines Kontingent für laufende Anpassungen.

    Ergebnis für den Kunden

    • Saubere, nachweisbare Opt-Ins und automatisierter Lead-Eingang statt Mail-Chaos.
    • Schnelle Reaktionszeiten: Alerts bei „Hot Leads“, automatische Termin-CTAs.
    • Messbare Kampagnen mit klaren Segmenten und Scoring – Fokus auf Kontakte mit Kaufabsicht.
    • Kosteneffizient & offen: Open-Source, kein Vendor-Lock-in, EU-Hosting möglich.
    • Weniger Handarbeit, mehr Transparenz zwischen Marketing und Vertrieb.
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