Um meine Beratungsgespräche effizient zu planen, habe ich auf system-boost.de eine komplett automatisierte Terminbuchung umgesetzt.
Dabei kommen ausschließlich Open-Source-Technologien zum Einsatz – vollständig selbst gehostet, DSGVO-konform und perfekt in meine bestehenden Workflows integriert.
Die Lösung verbindet WordPress → n8n → NocoDB → CalDAV zu einem leistungsfähigen Automatisierungsprozess, der Anfragen speichert, Termine automatisch anlegt, interne Benachrichtigungen sendet und freie Zeitslots live auf der Website ausgibt.
Warum ich diese Lösung entwickelt habe
Ich wollte ein Terminbuchungssystem, das:
- keine SaaS-Abhängigkeit hat
- keine Kundendaten an US-Dienste überträgt
- zu 100 % automatisiert arbeitet
- meinen Kalender live prüft und freie Slots anzeigt
- in mein Automatisierungs-Ökosystem (n8n, Self-Hosting, CalDAV) passt
Die bestehenden Lösungen waren entweder überladen, teuer oder nicht ausreichend datenschutzkonform.
Also habe ich eine eigene, schlanke und performante Alternative gebaut.
So funktioniert die Terminbuchung auf system-boost.de
1) WordPress-Formular → n8n (Webhook)
Wenn ein Besucher einen Termin auswählt und das Formular absendet:
- erreicht die Anfrage den n8n Webhook
wp-terminbuchung - der Benutzer wird direkt auf die Danke-Seite weitergeleitet
- alle Daten werden im Hintergrund verarbeitet
2) Speicherung in NocoDB (Lead-Management)
Alle Anfragen werden automatisch in einer NocoDB-Tabelle gespeichert:
- Vorname
- Nachname
- Firma
- Datum
- Uhrzeit
- Datenschutz-Einwilligung
Damit habe ich eine einfache, saubere und DSGVO-konforme Lead-Verwaltung.
3) Automatische E-Mail-Benachrichtigung
Ich erhalte sofort eine interne E-Mail mit allen Details der Anfrage.
Das erlaubt mir, auch mobile oder unterwegs schnell zu sehen, welcher Termin gebucht wurde.
4) Automatische Kalendererstellung (CalDAV)
Mein self-hosted CalDAV-Kalender erstellt automatisch ein 30-Minuten Meeting:
- Titel: „Erstgespräch mit {Name} ({Firma})“
- Ort: „Online-Meeting“
- Beschreibung: alle Kontaktdaten + Buchungsquelle
- Start-/Endzeit werden zuverlässig per JavaScript berechnet
Damit landet jeder Termin ohne Klick direkt in meinem Kalender.
Die technischen Highlights
🟦 n8n Workflow 1: Buchung entgegennehmen
Nodes:
Webhook → RedirectNocoDB – Create RowEmail SendCode Node (Zeitberechnung)CalDAV – createEvent
🟩 n8n Workflow 2: Freie Termin-Slots berechnen
Dieser Workflow liefert die freien Slots live an die Webseite.
Die Slot-API:
GET /webhook/wp-termin-slots?date=YYYY-MM-DD
Der Workflow:
- liest alle Termine für den angefragten Tag aus meinem CalDAV-Kalender
- erkennt Überschneidungen
- berücksichtigt Pufferzeiten
- generiert 30-Minuten-Slots
- filtert nur die wirklich freien Zeiten
- gibt ein sauberes JSON zurück – ideal für die WordPress-Buchungsmaske
Beispiel-Response:
{
"date": "2025-12-04",
"slots": ["10:00", "10:30", "11:00", ...]
}
Arbeitszeit-Logik
- Mo–Fr: 07:00–19:00
- Sa: 10:00–16:00
- So: keine Terminbuchung
- Vor und nach jedem Termin wird ein 30-Minuten-Puffer geblockt
Datenschutz & DSGVO
Da alles self-hosted läuft, gibt es:
- keine externen Datenübertragungen
- vollständige Datenminimierung
- Speicherung nur im eigenen NocoDB-System
- Transport ausschließlich via HTTPS
- klare Einwilligung im Formular (Checkbox)
Die Lösung erfüllt damit deutlich höhere Anforderungen als kommerzielle SaaS-Terminbuchungen.
Die Vorteile für meine Besucher & Kunden
- Transparente Terminübersicht – freie Slots werden live angezeigt
- Direkte automatische Buchung – kein Hin und Her per E-Mail
- Sofortige Bestätigung & Kalendarisierung
- Datenschutz auf höchstem Niveau
- Keine Drittanbieter, keine Tracker, keine Cookies notwendig
Die Vorteile für mich als Berater
- Leads kommen strukturiert in meine Datenbank
- Termine tauchen automatisch im Kalender auf
- Doppelte Buchungen sind ausgeschlossen
- Zero-Maintenance durch Automatisierung
- Erweiterbar wie eine API-first-Lösung (z. B. für Mautic, CRM, Follow-ups)
Fazit
Die Terminbuchung auf system-boost.de zeigt, wie leistungsfähig n8n, WordPress, NocoDB und CalDAV zusammen wirken können – vor allem dann, wenn man Wert auf Open Source, Datenschutz und Automatisierung legt.
Dieses Setup ist stabil, flexibel und bietet eine hochwertige User Experience ohne externe Dienste.