Kurzfassung: Für einen Kunden mit mehreren selbstgehosteten Diensten (u. a. Nextcloud) haben wir eine Managed-Nextcloud-Umgebung umgesetzt:
- Zentrale Authentifizierung (SSO) via OIDC/SAML + 2FA/Passkeys
- Externer Speicher über NAS-Shares (SMB/NFS) und optional S3-Buckets
- Team-Collaboration mit Talk (Chat/Calls/Meetings), Kalender/Kontakte/Mail, OnlyOffice/Collabora
- Betrieb aus einer Hand: Updates, Monitoring, Backups, Security-Policies, Support
Ergebnis: Microsoft-unabhängige Kollaboration mit planbaren Kosten und voller Datensouveränität.
Das oben gezeigte Screenshot (anonymisiert) bildet eine typische Ordnerstruktur (Projekte, Share, Talk, Buchhaltung etc.) der produktiven Instanz ab – inklusive geteilten Team-Ordnern und zuletzt bearbeiteten Dateien.
Ausgangslage & Ziele des Kunden
- Bereits vorhandene, verstreute Dateiablagen (Server, NAS, einzelne Tools)
- Wunsch nach unabhängiger Collaboration-Plattform (ohne vollständigen Wechsel zu Microsoft 365)
- Zentraler Login für alle Mitarbeitenden, feingranulare Rechte und externe Freigaben
- Nutzung vorhandener Hardware (NAS) und EU-Hosting/DSGVO-Konformität
- Planbare Kosten, kein Vendor-Lock-in, einfache Administration
Architektur (vereinfacht)
- Reverse Proxy & TLS: Zugriff über einen gehärteten Reverse Proxy (z. B. Traefik/Pangolin) mit Auto-TLS, Rate-Limit/Geo-Policies und Header-Härtung.
- Nextcloud Application Layer: Containerisiert (Docker/Podman) oder VM-basiert, skalierbar (Web + Redis + DB).
- Authentifizierung: SSO via OIDC/SAML (z. B. Authentik/Keycloak/ADFS/Entra) + 2FA/Passkeys; Gruppen aus LDAP/AD oder IdP-Claims.
- Speicher:
- NAS-Anbindung per SMB/NFS als „Externer Speicher“ (Mounts/Team-Shares).
- Optional S3-kompatibel (z. B. für Versionen/Backups/Archiv).
- Betrieb: Monitoring (System/Apps), automatisierte Backups (Daten+DB), Update-Fenster mit Rollback-Strategie, Security-Patches.
- Compliance: Logging/Auditing, Aufbewahrungs- und Freigabe-Policies, EU-Hosting.
Authentifizierung, Rechte & Sicherheit
- SSO/OIDC/SAML: Ein Login für alles; Rollen/Gruppen kommen aus IdP/AD.
- 2FA/Passkeys/TOTP/U2F: Pflicht für Admin-/Remote-Zugriffe, optional nach Gruppen.
- Group Folders: Team-Ordner mit ACLs (Lesen/Schreiben/Teilen), Quotas, dedizierten Freigabe-Policies.
- File Access Control: Regelwerk (z. B. „Vertrauliche Ordner nur im Firmennetz/VPN“).
- Freigaben: interne/externe Shares, Ablaufdatum, Passwortschutz, Upload-Anfragen (Dateianforderung an Externe).
- Verschlüsselung: Serverseitig aktivierbar; End-to-End-Verschlüsselung für besonders sensible Ordner per Desktop/Mobile-Clients.
Externer Speicher (NAS & Co.)
- SMB/NFS-Mounts als „Externer Speicher“ in Nextcloud – bestehende Abteilungen (z. B. Projekte, Buchhaltung) bleiben physisch am NAS, werden aber einheitlich in Nextcloud sichtbar.
- Rechtevererbung: optional an AD-Gruppen gekoppelt; getrennte Freigabe-Policies pro Ordner.
- Cachen & Vorschaubilder: Vorschau-Generierung (PDF, Bilder, Videos) für schnelle Web-Ansicht.
- Versionierung & Papierkorb: Wiederherstellung und Nachvollziehbarkeit im Tagesgeschäft.
- Optional S3: für große Archive/Backups kosteneffizient.
Collaboration-Funktionen (installierte/empfohlene Apps)
- Talk: 1:1-Chat, Gruppenchats, Audio/Video-Meetings, Screensharing, Gast-Links – alles On-Prem/Cloud bei vollem Datenschutz.
- OnlyOffice/Collabora/Nextcloud Office: Echtzeit-Bearbeitung von Office-Dokumenten (Text/Tabellen/Präsentationen) im Browser.
- Kalender & Kontakte (CalDAV/CardDAV) + Mail: Termine, Adressbücher, Postfächer – Integration in Outlook/Apple/Thunderbird möglich.
- Deck (Kanban), Tasks/To-Do, Notes, Forms (Formulare/Umfragen), PDF-Viewer, Scan-to-Cloud-Anbindung.
- Flow/Automationen: Regeln (z. B. „Eingehende PDFs → Tag + Verschieben nach /Buchhaltung“).
- Volltextsuche: Meilisearch/Elasticsearch-Anbindung für schnelle Suche in Dokumenten.
- Passwörter/Secrets (optional), Activity (Transparenz über Änderungen), Audit/Logs.
Unabhängigkeit von Microsoft & Kosten-Nutzen
- Kein Zwangspaket: Nur die Komponenten, die das Team tatsächlich braucht.
- Bring-Your-Own-Storage: Nutzung vorhandener NAS-Kapazitäten, keine pro-GB-Gebühren in der Cloud.
- Planbare Kosten: Fixe Betriebspauschale (Monitoring, Updates, Support) + klar definierte Änderungsaufwände.
- Datensouveränität: Daten bleiben im eigenen Storage/EU-Rechenzentrum.
- Interoperabilität: Offene Protokolle (WebDAV/CalDAV/CardDAV/IMAP/SMTP), keine proprietären Lock-ins.
Umsetzung für den Kunden (konkrete Schritte)
- Ist-Analyse & Zielbild: Nutzerstruktur, Datenquellen (NAS-Shares), Freigaben, Compliance-Anforderungen.
- PoC & Sizing: Testinstanz mit SSO, exemplarischen Team-Ordnern und Talk; Performance/Lasttest.
- SSO-Einrichtung: OIDC/SAML, Gruppen-Mapping, Rollenkonzepte; Aktivierung 2FA nach Policy.
- NAS-Integration: SMB/NFS-Mounts, Quotas, Rechteübernahme; „Group Folders“ und Freigaberichtlinien.
- App-Stack: Talk, Office-Suite, Kalender/Kontakte/Mail, Deck, Forms, Flow-Regeln, Volltextsuche.
- Migration: Datenübernahme (inkl. Metadaten/Vorschauen), Bereinigung alter Freigaben, Redirects.
- Betrieb: Monitoring/Alarme, tägliche Backups (inkl. DB), Update-Fenster, Security-Patches, SLA.
- Enablement: Kurze Team-Trainings (Freigaben, Talk-Meetings, Office-Co-Editing, Mobile-Apps).
Spürbare Vorteile für das Team
- Ein Login, alle Funktionen (SSO) – weniger Supporttickets, weniger Passwort-Wildwuchs.
- Schneller Austausch intern/extern mit Talk & Freigaben – ohne zusätzliche Lizenzen.
- Dokumente gemeinsam bearbeiten (Office im Browser) – keine Versions-E-Mails mehr.
- Direkter Zugriff auf NAS-Bestände in derselben Oberfläche – inkl. Suche, Versionen, Papierkorb.
- Offline-Sync via Desktop/Mobile-Clients – Außendienst/Remote-Teams profitieren.
- Transparenz & Kontrolle: Aktivitäten, Protokolle, Regeln, Rechte – alles an einem Ort.
- Kosteneffizienz: Nutzung bestehender Infrastruktur, ohne Zwang zu kompletten Suite-Abos.
Betrieb & Sicherheit (Managed)
- Monitoring: Verfügbarkeit, Speicher, Jobs (Cron/Preview/Index), Hintergrundprozesse, App-Gesundheit.
- Backups & Wiederherstellungs-Tests: Daten + DB + Konfiguration; regelmäßige Restore-Proben.
- Updates: Kernsystem + Apps + OS; staged rollout mit Snapshots/Rollback.
- Security-Hardening: HSTS, sichere Ciphers, Rate-Limits, Fail2ban/CrowdSec am Perimeter, Forwarded-Header & trusted_proxies korrekt gesetzt.
- Dokumentation: Admin-Playbooks, Nutzer-Guides, Change-Log.
Fazit
Die Managed Nextcloud des Kunden vereint Dateiablage, Kollaboration und Kommunikation in einer Umgebung, die unabhängig von Microsoft, kosteneffizient und sicher betrieben wird. Dank SSO + 2FA, NAS-Einbindung und Apps wie Talk und Office-Co-Editing arbeitet das Team heute schneller und transparenter – mit voller Kontrolle über die eigenen Daten.