Schlagwort: Terminbuchung

Um meine Beratungsgespräche effizient zu planen, habe ich auf system-boost.de eine komplett automatisierte Terminbuchung umgesetzt.
Dabei kommen ausschließlich Open-Source-Technologien zum Einsatz – vollständig selbst gehostet, DSGVO-konform und perfekt in meine bestehenden Workflows integriert.

Die Lösung verbindet WordPress → n8n → NocoDB → CalDAV zu einem leistungsfähigen Automatisierungsprozess, der Anfragen speichert, Termine automatisch anlegt, interne Benachrichtigungen sendet und freie Zeitslots live auf der Website ausgibt.

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Warum ich diese Lösung entwickelt habe

Ich wollte ein Terminbuchungssystem, das:

• keine SaaS-Abhängigkeit hat
• keine Kundendaten an US-Dienste überträgt
• zu 100 % automatisiert arbeitet
• meinen Kalender live prüft und freie Slots anzeigt
• in mein Automatisierungs-Ökosystem (n8n, Self-Hosting, CalDAV) passt

Die bestehenden Lösungen waren entweder überladen, teuer oder nicht ausreichend datenschutzkonform.
Also habe ich eine eigene, schlanke und performante Alternative gebaut.

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So funktioniert die Terminbuchung auf system-boost.de

1) WordPress-Formular → n8n (Webhook)

Wenn ein Besucher einen Termin auswählt und das Formular absendet:

• erreicht die Anfrage den n8n Webhook wp-terminbuchung
• der Benutzer wird direkt auf die Danke-Seite weitergeleitet
• alle Daten werden im Hintergrund verarbeitet

2) Speicherung in NocoDB (Lead-Management)

Alle Anfragen werden automatisch in einer NocoDB-Tabelle gespeichert:

• Vorname
• Nachname
• E-Mail
• Firma
• Datum
• Uhrzeit
• Datenschutz-Einwilligung

Damit habe ich eine einfache, saubere und DSGVO-konforme Lead-Verwaltung.

3) Automatische E-Mail-Benachrichtigung

Ich erhalte sofort eine interne E-Mail mit allen Details der Anfrage.
Das erlaubt mir, auch mobile oder unterwegs schnell zu sehen, welcher Termin gebucht wurde.

4) Automatische Kalendererstellung (CalDAV)

Mein self-hosted CalDAV-Kalender erstellt automatisch ein 30-Minuten Meeting:

• Titel: „Erstgespräch mit {Name} ({Firma})“
• Ort: „Online-Meeting“
• Beschreibung: alle Kontaktdaten + Buchungsquelle
• Start-/Endzeit werden zuverlässig per JavaScript berechnet

Damit landet jeder Termin ohne Klick direkt in meinem Kalender.

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Die technischen Highlights

🟦 n8n Workflow 1: Buchung entgegennehmen

Nodes:

• Webhook → Redirect
• NocoDB – Create Row
• Email Send
• Code Node (Zeitberechnung)
• CalDAV – createEvent

🟩 n8n Workflow 2: Freie Termin-Slots berechnen

Dieser Workflow liefert die freien Slots live an die Webseite.

Die Slot-API:

GET /webhook/wp-termin-slots?date=YYYY-MM-DD

Der Workflow:

1. liest alle Termine für den angefragten Tag aus meinem CalDAV-Kalender
2. erkennt Überschneidungen
3. berücksichtigt Pufferzeiten
4. generiert 30-Minuten-Slots
5. filtert nur die wirklich freien Zeiten
6. gibt ein sauberes JSON zurück – ideal für die WordPress-Buchungsmaske

Beispiel-Response:

{
  "date": "2025-12-04",
  "slots": ["10:00", "10:30", "11:00", ...]
}

Arbeitszeit-Logik

• Mo–Fr: 07:00–19:00
• Sa: 10:00–16:00
• So: keine Terminbuchung
• Vor und nach jedem Termin wird ein 30-Minuten-Puffer geblockt

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Datenschutz & DSGVO

Da alles self-hosted läuft, gibt es:

• keine externen Datenübertragungen
• vollständige Datenminimierung
• Speicherung nur im eigenen NocoDB-System
• Transport ausschließlich via HTTPS
• klare Einwilligung im Formular (Checkbox)

Die Lösung erfüllt damit deutlich höhere Anforderungen als kommerzielle SaaS-Terminbuchungen.

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Die Vorteile für meine Besucher & Kunden

• Transparente Terminübersicht – freie Slots werden live angezeigt
• Direkte automatische Buchung – kein Hin und Her per E-Mail
• Sofortige Bestätigung & Kalendarisierung
• Datenschutz auf höchstem Niveau
• Keine Drittanbieter, keine Tracker, keine Cookies notwendig

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Die Vorteile für mich als Berater

• Leads kommen strukturiert in meine Datenbank
• Termine tauchen automatisch im Kalender auf
• Doppelte Buchungen sind ausgeschlossen
• Zero-Maintenance durch Automatisierung
• Erweiterbar wie eine API-first-Lösung (z. B. für Mautic, CRM, Follow-ups)

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Fazit

Die Terminbuchung auf system-boost.de zeigt, wie leistungsfähig n8n, WordPress, NocoDB und CalDAV zusammen wirken können – vor allem dann, wenn man Wert auf Open Source, Datenschutz und Automatisierung legt.
Dieses Setup ist stabil, flexibel und bietet eine hochwertige User Experience ohne externe Dienste.