Medien-Workflow automatisieren mit n8n, Nextcloud & Airtable (DSGVO-konform)

Kurzfassung: Dieser Workflow automatisiert die Ablage von Social-Media-Assets: Inhalte werden aus Airtable gelesen, in Nextcloud strukturiert abgelegt, Metadaten als info.txt gespeichert und der Datensatz anschließend markiert. Das Ganze läuft mit n8n, ist DSGVO-konform und eignet sich perfekt für KMU, die wiederkehrende Medienprozesse standardisieren möchten.

Ausgangslage & Ziel

Viele Teams verteilen Bilder, Videos und Texte über E-Mail, Chat oder lokale Ordner. Ergebnis: Duplikate, Versionschaos und Zeitverlust.
Ziel: Ein zentraler, reproduzierbarer Prozess, der Social-Media-Assets automatisch herunterlädt, sauber benennt, in einer EU-gehosteten Nextcloud ablegt und im Quellsystem den Status aktualisiert.

Kern-Keywords: n8n Automatisierung, Nextcloud Hosting, Airtable Integration, DSGVO, Medien-Workflow, Docker

Architektur im Überblick

• Airtable dient als Content-Quelle (Titel, Text, Tags, Medienlinks, Status).
• n8n orchestriert den Prozess (Zeitplan, Logik, Downloads, Uploads).
• Nextcloud ist die zentrale, DSGVO-konforme Ablage (EU-Hosting).
• Docker ermöglicht ein schlankes, wartbares Hosting-Setup.

Der Workflow Schritt für Schritt

1. Trigger (Zeitplan): Ein Schedule Trigger prüft in regelmäßigen Abständen (z. B. minütlich), ob neue Inhalte bereitstehen.
2. Suche in Airtable: Mit filterByFormula werden Datensätze mit Status Ready gefunden, die noch nicht in Nextcloud liegen.
3. Vorbereitung (Code-Node):
   • Aus Datum, Titel und ID wird ein sprechender Ordnername generiert, z. B. 2025-09-10_Titel_12345.
   • Medien-Assets (Fotos/Videos) werden aus den Feldern gesammelt.
   • Metadaten wie Text und Tags werden übernommen.
4. Ordner anlegen (Nextcloud): Der Workflow erstellt den Zielordner in Nextcloud – ohne führenden Slash, damit die Pfade konsistent bleiben.
5. Assets verarbeiten:
   • Split/Loop: Jedes Asset wird einzeln heruntergeladen (HTTP Request) und in den Ordner hochgeladen.
   • Dadurch sind auch große Uploads robust und nachvollziehbar.
6. info.txt erzeugen:
   • Eine info.txt fasst Ort (Pfad), Text und Tags zusammen.
   • Sie wird als Datei konvertiert und ebenfalls in den Ordner hochgeladen.
7. Airtable-Update: Nach erfolgreicher Ablage setzt n8n im Datensatz das Feld Nextcloud = Ja. So ist jeder Schritt auditierbar und doppelte Verarbeitung wird vermieden.

Warum das funktioniert

• Standardisierte Benennung: Datum_Titel_ID sorgt für Ordnung und schnelle Suche.
• Nachvollziehbarkeit: Die info.txt dokumentiert Kontext & Tags direkt am Speicherort.
• Zuverlässigkeit: Batch-Verarbeitung und Timeouts verhindern Abbrüche bei großen Dateien.
• Datenschutz: Nextcloud in der EU und klare Zugriffsrechte unterstützen DSGVO-Konformität.

Vorteile für KMU

• Zeitersparnis: Keine manuelle Dateiablage, kein Copy-&-Paste.
• Weniger Fehler: Automatische Status-Updates in Airtable.
• Transparenz: Jede Veröffentlichung hat einen eindeutigen Ordner mit Metadaten.
• Skalierbar: Neue Kanäle/Teams integrieren, ohne Abläufe zu ändern.

Erweiterungen (Best Practices)

• Monitoring & Alerts: Fehlerbenachrichtigungen per E-Mail oder Slack/Teams.
• Bild-/Videopipeline: Optionale Konvertierung/Komprimierung vor Upload.
• Versionierung: Sperr- und Freigabe-Workflows (QA → On Air).
• Rechte & Rollen: Rollenkonzepte in Nextcloud, 2FA, Offsite-Backups.
• Publishing-Schritt: Anbindung an Mautic/Shop/CRM oder Social-Scheduling.

Fazit

Mit n8n, Airtable und Nextcloud entsteht ein robuster Medien-Workflow, der Ordnung schafft, Zeit spart und Datenschutzanforderungen erfüllt. Ideal für Teams, die regelmäßig Content produzieren und eine saubere, skalierbare Ablage benötigen.